Elektronisches Urkundenarchiv

Notare verwahren Urkunden künftig elektronisch

Ein Überblick

Notare verwahren ihre Urkunden ab dem Jahr 2022 immer auch elektronisch. Dazu wird die Bundesnotarkammer ein „Elektronisches Urkundenarchiv“ einrichten, das die sichere Aufbewahrung der Urkunden für 100 Jahre ermöglicht. Alle neuen Urkunden werden dann vom Notar digitalisiert, qualifiziert elektronisch signiert und verschlüsselt in einer „elektronischen Urkundensammlung“ abgelegt. Die Papierurkunden können nach einem Übergangszeitraum von 30 Jahren vernichtet werden. Das spart Ressourcen bei den Notaren und den Amtsgerichten, die heute für die Verwahrung der Notarurkunden nach dem Amtsende des Notars zuständig sind.

Verwendung von Notarurkunden jederzeit und überall elektronisch möglich

Notarurkunden können zukünftig medienbruchfrei elektronisch verwendet werden. Dies gilt etwa für Nachweise bei Gerichten, Ämtern, Banken und anderen Stellen, die die Echtheit und Unversehrtheit des Dokuments durch die elektronische Signatur des Notars überprüfen können. So werden auch die Papierarchive dieser Stellen entlastet und Medienbrüche entfallen.

Hochsichere Verschlüsselung erforderlich

Um die Vertraulichkeit der Dokumente zu gewährleisten, wird jeder Notar über ein speziell gesichertes Netzwerk an das Elektronische Urkundenarchiv angeschlossen. Dort werden sämtliche Dokumente nach dem neuesten Stand der Technik inhaltsverschlüsselt abgelegt. Nur der Notar und seine Mitarbeiter können die Dokumente wieder entschlüsseln, einen Generalschlüssel wird es nicht geben.

Mehr Erfahren

Aufbewahrung einer Urkunde – sowohl digital als auch in Papier

Doppelte Sicherheit für Übergangszeit

Jede Notarin und jeder Notar wird ab dem Jahr 2022 errichtete Urkunden digitalisieren (scannen) und zusammen mit definierten Metadaten (XML) in der eigenen elektronischen Urkundensammlung verwahren.

Mehr erfahren

FAQ

Sie haben eine Frage?

Hier finden Sie die passende Antwort.

Was ist das Elektronische Urkundenarchiv?

Das Elektronische Urkundenarchiv wird ein zentrales elektronisches IT-System sein, in dem die Notare ihre elektronische Urkundensammlung, ihr Urkundenverzeichnis und ihr Verwahrungsverzeichnis elektronisch führen.
Das elektronische Urkundenarchiv wird von der Bundesnotarkammer als Urkundenarchivbehörde eingerichtet und betrieben.

Wann kommt das Elektronische Urkundenarchiv?

Das Gesetz sieht eine gestaffelte Einführung des Elektronischen Urkundenarchivs vor. Die Führung des Urkundenverzeichnisses und des Verwahrungsverzeichnisses soll mit dem 1. Januar 2020 zeitlich bereits vor der elektronischen Urkundensammlung beginnen, die am 1. Januar 2022 ihren Betrieb aufnehmen wird.

Wer arbeitet mit dem Elektronischen Urkundenarchiv?

Das Elektronische Urkundenarchiv dient den Notaren zur Führung des Urkundenverzeichnisses, des Verwahrungsverzeichnisses und zur Verwahrung von Dokumenten in der elektronischen Urkundensammlung. Es wird den Notaren und ihre Mitarbeitern einen schnellen und sicheren Zugriff auf die elektronisch verwahrten Dokumente und die Erstellung von Ausfertigungen und Abschriften von der elektronischen Fassung der Urschrift ermöglichen.

Warum ist ein Elektronisches Urkundenarchiv notwendig?

Notarielle Urkunden sind für einen Zeitraum von 100 Jahren sicher aufzubewahren. Durch die elektronische Verwahrung soll zum einen Kapazitätsproblemen bei der Aufbewahrung von Papierurkunden begegnet werden. Zum anderen sollen die Vorteile der elektronischen Verwahrung genutzt und der elektronische Rechtsverkehr weiter ausgebaut werden.

Alle Fragen

Kontakt

Haben Sie Fragen oder Anmerkungen?

Nehmen Sie Kontakt mit uns auf.

Sie haben allgemeine Fragen zum Elektronischen Urkundenarchiv?

Hier finden Sie Antworten auf häufig gestellte Fragen.

Die mit * markierten Felder des E-Mail-Formulars sind Pflichtfelder.

Page

Fieldset
Fieldset
Fieldset