Ausfertigungen und Abschriften können zukünftig unmittelbar von der elektronischen Fassung der Urschrift erstellt werden. Der Notar und seine Mitarbeiter können über die Software des Elektronischen Urkundenarchivs jederzeit auf die elektronischen Dokumente zugreifen und Kopien bzw. Ausdrucke erstellen. Beglaubigungen sind entweder elektronisch oder in Papierform möglich. Ausfertigungen können aufgrund der damit verbundenen Rechtswirkungen nur auf Papier erteilt werden.

Ein Zugriff auf die Papierurkunden ist in Zukunft in der Regel nicht mehr nötig. Sie werden lediglich als „Backup“ für einen Übergangszeitraum aufbewahrt. Ausfertigungen und Abschriften können unmittelbar von der elektronischen Fassung der Urschrift erteilt werden. In vielen Fällen ist aber auch gar keine Beglaubigung der Urkunden mehr nötig, da einfach eine Kopie der elektronischen Fassung der Urschrift mitsamt der elektronischen Signatur des Notars verwendet werden kann.

Ab dem Stichtag wird jede neu errichtete Urkunde digitalisiert. Der Anteil der Urkunden, von denen eine elektronische Fassung der Urschrift existiert, steigt damit stetig an. Es besteht aber auch die Möglichkeit, die „alten“ Urkunden nachträglich einzuscannen und diese Papierurkunden dann ebenfalls nach einem Übergangszeitraum zu vernichten. Schon in wenigen Jahren werden daher die meisten Urkunden auch elektronisch vorhanden sein.

Da die Papierurkunden in Zukunft nur noch als „Backup“ für die elektronische Fassung aufbewahrt werden, müssen sie nicht jederzeit in der Geschäftsstelle des Notars oder der Notarkammer verfügbar sein. Der Gesetzgeber hat vielmehr die Möglichkeit geschaffen, dass mehrere Notare oder Notarkammern ein gemeinsames Archiv einrichten. Die Bestände der einzelnen Verwahrstellen müssen dabei aber jederzeit strikt voneinander getrennt sein.

Im Urkundenverzeichnis werden in Zukunft zu jeder Urkunde sogenannte Strukturdaten, also bestimmte Basisinformationen zu den Urkunden wie Beteiligte, Gegenstand des Geschäfts usw. elektronisch erfasst. Ebenso wie die Urkunden sind diese Daten verschlüsselt und nur für den einzelnen Notar einsehbar. Eine übergreifende Auswertung ist nicht möglich. Der Notar kann die Strukturdaten aber im Rahmen des Vollzugs der Urkunde auch anderen Stellen zur Verfügung stellen, z.B. dem Handelsregister oder dem Grundbuchamt. Diese müssen die Daten dann nicht noch einmal erfassen und können dadurch die Eintragungen noch schneller vornehmen.

In Zukunft ist es denkbar, dass Dokumente auch über einen sicheren Link aus dem Elektronischen Urkundenarchiv abgerufen werden können. Der Notar kann dann beispielsweise dem Handelsregister oder dem Grundbuchamt den Link zu dem elektronischen Dokument zur Verfügung stellen, anstatt die Urkunde dorthin zu schicken. Das vermeidet eine doppelte Datenhaltung und spart Kosten, da nur an einer Stelle eine sichere und beweiswerterhaltende Langzeitarchivierung erfolgen muss („Once-Only-Prinzip“). Auch ein sicherer Zugriff durch weitere Berechtigte ist denkbar.