Das Elektronische Urkundenarchiv

Gesetz zur Neuregelung der Aufbewahrung von Notariatsunterlagen

Das Elektronische Urkundenarchiv kommt

Am 9. Juni 2017 ist das Gesetz zur Neuregelung der Aufbewahrung von Notariatsunterlagen und zur Einrichtung des Elektronischen Urkundenarchivs bei der Bundesnotarkammer in Kraft getreten. Damit steht fest: Das Elektronische Urkundenarchiv kommt.

Ab dem 1. Januar 2020 muss jede Notarin und jeder Notar ein Urkundenverzeichnis und ein Verwahrungsverzeichnis führen. Sie ersetzen die Urkundenrollen und die Masse- und Verwahrungsbücher. Zwei Jahre später sind alle neu errichteten Urkunden verpflichtend zu digitalisieren und als „elektronische Fassung der Urschrift“ im Elektronischen Urkundenarchiv zu verwahren. Ausfertigungen und Abschriften können dann unmittelbar von dieser elektronischen Fassung erteilt und die Papierurschriften nach einem Übergangszeitraum vernichtet werden. Dann gibt es jede Notarurkunde „auch digital“.

Ab dem Jahr 2020 dürfen zudem erstmals auch die Nebenakten des Notars rein elektronisch geführt werden. Für deren sichere Archivierung wird die Bundesnotarkammer einen elektronischen Notaraktenspeicher einrichten, dessen Sicherheitsmaßstäbe dem Elektronischen Urkundenarchiv entsprechen. Die elektronische Nebenaktenführung ist aber nicht verpflichtend. Jede Notarin und jeder Notar kann sich entscheiden, ob er die Akten weiterhin in Papierform oder stattdessen ganz oder teilweise elektronisch führen möchte.

Verwahrung nach Beurkundungsprozess

Aufbewahrung einer Urkunde – sowohl digital als auch in Papier

Doppelte Sicherheit für Übergangszeit

Jede Notarin und jeder Notar wird ab dem Jahr 2022 errichtete Urkunden digitalisieren (scannen) und zusammen mit definierten Metadaten (XML) in der eigenen elektronischen Urkundensammlung für 100 Jahre verwahren.

Parallel wird die Papierfassung der Urkunde für 30 Jahre bei der Notarin oder dem Notar bzw. der nachfolgenden Verwahrstelle aufbewahrt. Das Bundesjustizministerium hat die Möglichkeit, diesen Zeitraum später weiter zu reduzieren.

Urkundenverzeichnis & Verwahrungsverzeichnis

Ablösung von Urkundenrolle und Masse- und Verwahrungsbüchern

Führung von Verzeichnissen

Ab dem 1. Januar 2020 muss jede Notarin und jeder Notar ein Urkundenverzeichnis und ein Verwahrungsverzeichnis führen. Sie ersetzen die Urkundenrollen und die Masse- und Verwahrungsbücher.

Das Urkundenverzeichnis tritt an die Stelle der Urkundenrolle, stellt also gewissermaßen das „Inhaltsverzeichnis“ der elektronischen Urkundensammlung dar. Es existiert ausschließlich elektronisch. Weil man ein elektronisches Verzeichnis ganz einfach nach unterschiedlichen Kriterien durchsuchen kann, ersetzt es gleichzeitig auch das Namensverzeichnis zur Urkundenrolle. Im Urkundenverzeichnis werden künftig auch wichtige Informationen zur Urkunde eingetragen, die heute auf der Urschrift zu vermerken sind, so etwa, wem und an welchem Tag eine Ausfertigung der Urkunde erteilt wurde.

Das Verwahrungsverzeichnis ersetzt die Masse- und Verwahrungsbücher und die dazu gehörigen Namensverzeichnisse, betrifft also vor allem die Notaranderkonten. Vom Verwahrungsverzeichnis wird es ebenfalls keine Papierversion geben, es existiert wie das Urkundenverzeichnis ausschließlich elektronisch.

Lesen können beide Verzeichnisse grundsätzlich nur der Notar und seine Mitarbeiter.