Die sichere Archivierung

Sichere Archivierung von Urkunden für 100 Jahre

Datensicherheit und Beweiswerterhaltung

Die Verfügbarkeit, Integrität, Authentizität, Vertraulichkeit und Transparenz  der im Elektronischen Urkundenarchiv verwahrten elektronischen Dokumente muss für die gesamte Dauer der Aufbewahrungsfrist gewährleistet sein.

Die Urkundenarchivbehörde ist gesetzlich dazu verpflichtet, die hierfür erforderlichen technischen und organisatorischen Maßnahmen zu treffen:

Verfügbarkeit

Unter Verfügbarkeit ist in diesem Kontext zu verstehen, dass die elektronischen Dokumente, die in der elektronischen Urkundensammlung gespeichert sind, für einen Zeitraum von 100 Jahren durch die verwahrende Stelle, also einen Notar oder die Notarkammer, abgerufen und gelesen werden können. Um den Abruf sicherzustellen, wird das Elektronische Urkundenarchiv auf georedundante Rechenzentren verteilt, die nach anerkannten internationalen Sicherheitsstandards zertifiziert werden. Zur Sicherstellung der Lesbarkeit der elektronischen Urkunden werden diese in einem vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik empfohlenen Langzeitarchivformat gespeichert. Integrität und Authentizität zusammengenommen bilden die Grundlage für den Beweiswert der im Elektronischen Urkundenarchiv gespeicherten Dokumente. Wenn die Integritätsprüfung eines elektronischen Dokuments zeigt, dass das Dokument zum Zeitpunkt der Prüfung nicht verändert wurde, ist die Integrität gewahrt. Authentizität bedeutet, dass jederzeit erkennbar sein muss, wer der Aussteller eines Dokuments ist. Die in der elektronischen Urkundensammlung verwahrten Dokumente werden mit einer qualifizierten elektronischen Signatur des Notars versehen sein. Dadurch kann auch nach langer Zeit sicher überprüft werden, dass es sich um amtliche Dokumente handelt und welcher Notar sie errichtet hat. Damit der Beweiswert über den gesamten Aufbewahrungszeitraum erhalten bleibt, erfolgt die Langzeitarchivierung der Dokumente gemäß der Technischen Richtlinie 03125 (TR-ESOR) des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik.

 

Vertraulichkeit

Um die Vertraulichkeit der elektronischen Dokumente sicherzustellen, wird jedes einzelne Dokument durch den Notar individuell verschlüsselt, bevor es im Elektronischen Urkundenarchiv gespeichert wird. Damit ist sichergestellt, dass ausschließlich der Notar oder eine nachfolgende Verwahrstelle die Dokumente öffnen und ggf. dem Berechtigten zur Verfügung stellen kann. Die Bundesnotarkammer hat keinen Zugriff auf die Dokumente. Einen Generalschlüssel wird es nicht geben.

 

Transparenz

Für die Transparenz der im Elektronischen Urkundenarchiv gespeicherten Dokumente wird die Bundesnotarkammer insbesondere durch den Aufbau des Urkundenverzeichnisses und des Verwahrungsverzeichnisses sorgen, die ein jederzeitiges und schnelles Auffinden der elektronischen Dokumente dauerhaft ermöglichen.

Aufbewahrung einer Urkunde – sowohl digital als auch in Papier

Doppelte Sicherheit für Übergangszeit

Jede Notarin und jeder Notar wird ab dem Jahr 2022 errichtete Urkunden digitalisieren (scannen) und zusammen mit definierten Metadaten (XML) in der eigenen elektronischen Urkundensammlung verwahren.