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Das Elektronische Urkundenarchiv wird ein zentrales elektronisches IT-System sein, in dem die Notare ihre elektronische Urkundensammlung, ihr Urkundenverzeichnis und ihr Verwahrungsverzeichnis digital führen. Das elektronische Urkundenarchiv wird von der Bundesnotarkammer als Urkundenarchivbehörde eingerichtet und betrieben.

Das Elektronische Urkundenarchiv wird am 01.01.2022 in Betrieb genommen. Ab diesem Zeitpunkt sind alle Notarinnen und Notare verpflichtet, die elektronische Urkundensammlung, das Urkundenverzeichnis und das Verwahrungsverzeichnis im Elektronischen Urkundenarchiv zu führen.

Das Elektronische Urkundenarchiv dient den Notaren zur Führung des Urkundenverzeichnisses, des Verwahrungsverzeichnisses und zur Verwahrung von Dokumenten in der elektronischen Urkundensammlung. Es wird den Notaren und ihren Mitarbeitern einen schnellen und sicheren Zugriff auf die elektronisch verwahrten Dokumente und die Erstellung von Ausfertigungen und Abschriften von der elektronischen Fassung der Urschrift ermöglichen.

Notarielle Urkunden sind für einen Zeitraum von 100 Jahren sicher aufzubewahren.
Durch die elektronische Verwahrung soll zum einen Kapazitätsproblemen bei der Aufbewahrung von Papierurkunden begegnet werden. Zum anderen sollen die Vorteile der elektronischen Verwahrung genutzt und der elektronische Rechtsverkehr weiter ausgebaut werden.

Ja. Ab 1. Januar 2022 wird jeder einzelne Notar einen eigenen „Archivraum“ haben, zu dem nur er und die von ihm berechtigten Mitarbeiter Zugang haben werden.
Die Summe der Archivräume bildet das Elektronische Urkundenarchiv, das von der Bundesnotarkammer als Urkundenarchivbehörde betrieben wird. Die Mitarbeiter der Bundesnotarkammer können nicht auf die elektronischen Dokumente zugreifen. Einen Generalschlüssel gibt es nicht.

Die im Elektronischen Urkundenarchiv gespeicherten Daten können Notarinnen und Notaren auch als Basis für den zunehmenden elektronischen Rechtsverkehr mit Grundbuchämtern, Registergerichten, Kommunen, Finanzämtern und sonstigen Behörden dienen. Das Elektronische Urkundenarchiv schafft die strukturellen Voraussetzungen, damit die Notarinnen und Notare ihre Rolle als Teil der vorsorgenden Rechtspflege auch in der digitalen Welt weiterhin effizient und umfassend wahrnehmen können.

Über eine weitere Ausbaustufe, gewissermaßen das Urkundenarchiv 2.0, wird bereits nachgedacht. So bietet sich ein „Auskunftsbereich“ an, in dem berechtigten Personen, z. B. in Gerichten, der Zugriff auf die Urkunden erlaubt wird. Dadurch könnte die Übersendung und ggf. auch die erneute Speicherung der ohnehin schon im Elektronischen Urkundenarchiv vorhandenen Urkunden bei den Gerichten entfallen.

Nach § 119 Abs. 3 BNotO in der ab dem 1. Januar 2022 geltenden Fassung wird es möglich sein, Vermerkblätter in die elektronische Form zu übertragen sowie auch ohne eine solche Übertragung Urkundenverzeichnisse anzulegen. Wenn Notarinnen und Notare dies tun, werden sie die Gebühren, die für die Einstellung in die Elektronische Urkundensammlung anfallen, selbst tragen müssen, § 78j Abs. 1 Satz 2 Nr. 1, Abs. 2 Satz 1 Nr. 1 lit. b BNotO. Als Höhe der Gebühr für die Aufnahme elektronischer Dokumente in die elektronische Urkundensammlung nennt die Begründung zum Regierungsentwurf des Urkundenarchivs einen Betrag zwischen 3,50 Euro und 5,50 Euro (BT-Drs. 18/10607, S. 41). In technischer Hinsicht wird gemäß § 56 Abs. 1 BeurkG 2022 i. V. m. § 119 Abs. 1 Satz 6 BNotO 2022 ein Scanprozess nach dem Stand der Technik vorausgesetzt.

Bei der Entwicklung des Elektronischen Urkundenarchivs stehen Sicherheitsfragen an erster Stelle. Die Digitalisierung und Speicherung der elektronischen Fassungen notarieller Urkunden unterliegen besonderen gesetzlichen Anforderungen. Hierfür wird jeder Notar über ein speziell gesichertes Netzwerk an das Elektronische Urkundenarchiv angeschlossen. Zusätzlich werden sämtliche Dokumente nach dem neuesten Stand der Technik inhaltsverschlüsselt abgelegt.

Entschlüsselt werden können die Dokumente nur von dem Notar und seinen hierzu berechtigten Mitarbeitern. Die qualifizierte elektronische Signatur des Notars bürgt für die Echtheit und Unversehrtheit des Dokuments.

Kein heute bekannter Datenträger kann verlässlich Daten über einen Zeitraum von 100 Jahren ohne Datenverlust speichern. Daher ist vorgesehen, dass die Ende-zu-Ende verschlüsselten Daten in den Rechenzentren der Urkundenarchivbehörde regelmäßig auf neue Datenträger umgespeichert werden.

Die Integrität und die Authentizität der elektronischen Urkunde bleibt auch bei Auslaufen der Zertifikate prüfbar, wenn der sogenannte Evidence Record vor Ablauf der Signatur erneut signiert wird. Das ist eine Aufgabe der Bundesnotarkammer – ohne weiteres Zutun von Notarin oder Notar (§ 78h Abs. 2 Satz 2 BNotO). Technisch gesehen ist das eine Funktion des Systems zur beweiswerterhaltenden Langzeitarchivierung, das nach der Technischen Richtlinie 03125 (TR-ESOR) des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik zertifiziert werden wird.

Nein. An der strengen Verschwiegenheitsverpflichtung der Notare wird sich nichts ändern und das Elektronische Urkundenarchiv wird sämtliche gesetzlichen Vorgaben hinsichtlich des Datenschutzes umsetzen. Zentral von der Bundesnotarkammer zur Verfügung gestellt wird lediglich die Infrastruktur. Auf die verwahrten Urkunden zugreifen darf weiterhin nur der Notar, der sie errichtet hat, oder sein Amtsnachfolger.

Darüber hinaus sind die elektronischen Dokumente sowie die beschreibenden Metadaten verschlüsselt und damit nur der Verwahrstelle zugänglich. Eine Einsichtnahme durch den Betreiber Bundesnotarkammer oder Dritte ist damit nicht möglich.

Erst einmal wenig. Ansprechpartner im Zusammenhang mit der Urkunde, etwa auch für Abschriften, bleibt immer der Notar. Die Bundesnotarkammer hat keinen Zugriff auf die Urkunden. Es wird sich eine Beschleunigung ergeben, weil alle Urkunden dem Notar in digitaler Form vorliegen. Sie können auf elektronischem Weg an Gerichte, Ämter, Banken und andere Stellen zugeleitet und dort sofort weiterverarbeitet werden. Wichtige Vorgänge, beispielsweise bei Immobilienkäufen, können so schneller abgewickelt werden.
Den Beteiligten können ohne Weiteres elektronisch beglaubigte Abschriften einer Urkunde erteilt werden, die dann wieder als Nachweis gegenüber Behörden oder Privaten verwendet werden können.

Aktuell ist von Gebühren im Bereich von 2,00 Euro bis 5,00 Euro für die beweiswerterhaltende Langzeitarchivierung für den Zeitraum 100 Jahre auszugehen, die einmalig nach Beurkundung zu entrichten sind.