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Das Elektronische Urkundenarchiv wird ein zentrales elektronisches IT-System sein, in dem die Notare ihre elektronische Urkundensammlung, ihr Urkundenverzeichnis und ihr Verwahrungsverzeichnis digital führen. Das elektronische Urkundenarchiv wird von der Bundesnotarkammer als Urkundenarchivbehörde eingerichtet und betrieben.

Gesetzlich ist die vollständige Inbetriebnahme des Elektronischen Urkundenarchivs zum 1. Januar 2022 vorgesehen. Es liegt ein Referentenentwurf des Bundesministeriums der Justiz und für Verbraucherschutz vor, der eine Änderung der Termine für das Inkrafttreten der Vorschriften über das Elektronische Urkundenarchiv dahingehend vorsieht, dass das Elektronische Urkundenarchiv einheitlich zum 1. Januar 2022 in Betrieb geht. De lege lata wären das Urkundenverzeichnis und das Verwahrungsverzeichnis ab dem 1. Januar 2020 im Elektronischen Urkundenarchiv zu führen gewesen, die elektronische Urkundensammlung als Herzstück des Elektronischen Urkundenarchivs zwei Jahre später. Diese Termine sollen nun einheitlich auf den späteren Zeitpunkt – 1. Januar 2022 – festgesetzt werden.

Das Elektronische Urkundenarchiv dient den Notaren zur Führung des Urkundenverzeichnisses, des Verwahrungsverzeichnisses und zur Verwahrung von Dokumenten in der elektronischen Urkundensammlung. Es wird den Notaren und ihre Mitarbeitern einen schnellen und sicheren Zugriff auf die elektronisch verwahrten Dokumente und die Erstellung von Ausfertigungen und Abschriften von der elektronischen Fassung der Urschrift ermöglichen.

Notarielle Urkunden sind für einen Zeitraum von 100 Jahren sicher aufzubewahren.
Durch die elektronische Verwahrung soll zum einen Kapazitätsproblemen bei der Aufbewahrung von Papierurkunden begegnet werden. Zum anderen sollen die Vorteile der elektronischen Verwahrung genutzt und der elektronische Rechtsverkehr weiter ausgebaut werden.

Ja. Ab 1. Januar 2022 wird jeder einzelne Notar einen eigenen „Archivraum“ haben, zu dem nur er und die von ihm berechtigten Mitarbeiter Zugang haben werden.
Die Summe der Archivräume bildet das Elektronische Urkundenarchiv, das von der Bundesnotarkammer als Urkundenarchivbehörde betrieben wird. Die Mitarbeiter der Bundesnotarkammer können nicht auf die elektronischen Dokumente zugreifen. Einen Generalschlüssel gibt es nicht.

Bei der Entwicklung des Elektronischen Urkundenarchivs stehen Sicherheitsfragen an erster Stelle. Die Digitalisierung und Speicherung der elektronischen Fassungen notarieller Urkunden unterliegt besonderen gesetzlichen Anforderungen. Hierfür wird jeder Notar über ein speziell gesichertes Netzwerk an das Elektronische Urkundenarchiv angeschlossen. Zusätzlich werden sämtliche Dokumente nach dem neuesten Stand der Technik inhaltsverschlüsselt abgelegt.

Entschlüsselt werden können die Dokumente nur von dem Notar und seinen hierzu berechtigten Mitarbeitern. Die qualifizierte elektronische Signatur des Notars bürgt für die Echtheit und Unversehrtheit des Dokuments.

Kein heute bekannter Datenträger kann verlässlich Daten über einen Zeitraum von 100 Jahren ohne Datenverlust speichern. Daher ist vorgesehen, dass die Ende-zu-Ende verschlüsselten Daten in den Rechenzentren der Urkundenarchivbehörde regelmäßig auf neue Datenträger umgespeichert werden.

Nein. An der strengen Verschwiegenheitsverpflichtung der Notare wird sich nichts ändern und das Elektronische Urkundenarchiv wird sämtliche gesetzlichen Vorgaben hinsichtlich des Datenschutzes umsetzen. Zentral von der Bundesnotarkammer zur Verfügung gestellt wird lediglich die Infrastruktur. Auf die verwahrten Urkunden zugreifen darf weiterhin nur der Notar, der sie errichtet hat, oder sein Amtsnachfolger.

Darüber hinaus sind die elektronischen Dokumente sowie die beschreibenden Metadaten verschlüsselt und damit nur der Verwahrstelle zugänglich. Eine Einsichtnahme durch den Betreiber Bundesnotarkammer oder Dritte ist damit nicht möglich.

Erst einmal wenig. Ansprechpartner im Zusammenhang mit der Urkunde, etwa auch für Abschriften, bleibt immer der Notar. Die Bundesnotarkammer hat keinen Zugriff auf die Urkunden. Es wird sich eine Beschleunigung ergeben, weil alle Urkunden dem Notar in digitaler Form vorliegen. Sie können auf elektronischem Weg an Gerichte, Ämter, Banken und andere Stellen zugeleitet und dort sofort weiterverarbeitet werden. Wichtige Vorgänge, beispielsweise bei Immobilienkäufen, können so schneller abgewickelt werden.
Den Beteiligten können ohne Weiteres elektronisch beglaubigte Abschriften einer Urkunde erteilt werden, die dann wieder als Nachweis gegenüber Behörden oder Privaten verwendet werden können.

Aktuell ist von Gebühren im Bereich von 2,00 Euro bis 5,00 Euro für die beweiswerterhaltende Langzeitarchivierung für den Zeitraum 100 Jahre auszugehen, die einmalig nach Beurkundung zu entrichten sind.