FAQ

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Hier finden Sie die passenden Antworten.

Nachstehend haben wir für Sie häufig gestellte Fragen aufgelistet und beantwortet. Zur besseren Übersicht sind die Fragen thematisch gegliedert. Die Sammlung wird laufend aktualisiert. Sollten Sie in dieser Rubrik keine Antwort auf Ihre Fragen finden, kontaktieren Sie uns bitte über das Kontaktformular.

Grundlegende Fragen

Was ist das Elektronische Urkundenarchiv?

Das Elektronische Urkundenarchiv wird ein zentrales elektronisches IT-System sein, in dem die Notare ihre elektronische Urkundensammlung, ihr Urkundenverzeichnis und ihr Verwahrungsverzeichnis digital führen. Das elektronische Urkundenarchiv wird von der Bundesnotarkammer als Urkundenarchivbehörde eingerichtet und betrieben.

Wann kommt das Elektronische Urkundenarchiv?

Das Gesetz sieht eine gestaffelte Einführung des Elektronischen Urkundenarchivs vor. Die Führung des Urkundenverzeichnisses und des Verwahrungsverzeichnisses soll mit dem 1. Januar 2020 zeitlich bereits vor der elektronischen Urkundensammlung beginnen, die am 1. Januar 2022 ihren Betrieb aufnehmen wird.

Wer arbeitet mit dem Elektronischen Urkundenarchiv?

Das Elektronische Urkundenarchiv dient den Notaren zur Führung des Urkundenverzeichnisses, des Verwahrungsverzeichnisses und zur Verwahrung von Dokumenten in der elektronischen Urkundensammlung. Es wird den Notaren und ihre Mitarbeitern einen schnellen und sicheren Zugriff auf die elektronisch verwahrten Dokumente und die Erstellung von Ausfertigungen und Abschriften von der elektronischen Fassung der Urschrift ermöglichen.

Warum ist ein Elektronisches Urkundenarchiv notwendig?

Notarielle Urkunden sind für einen Zeitraum von 100 Jahren sicher aufzubewahren.
Durch die elektronische Verwahrung soll zum einen Kapazitätsproblemen bei der Aufbewahrung von Papierurkunden begegnet werden. Zum anderen sollen die Vorteile der elektronischen Verwahrung genutzt und der elektronische Rechtsverkehr weiter ausgebaut werden.

Hat jeder Notar ein eigenes Urkundenarchiv?

Ja. Ab 1. Januar 2022 wird jeder einzelne Notar einen eigenen „Archivraum“ haben, zu dem nur er und die von ihm berechtigten Mitarbeiter Zugang haben werden.
Die Summe der Archivräume bildet das Elektronische Urkundenarchiv, das von der Bundesnotarkammer als Urkundenarchivbehörde betrieben wird. Die Mitarbeiter der Bundesnotarkammer können nicht auf die elektronischen Dokumente zugreifen. Einen Generalschlüssel gibt es nicht.

sonstige Fragen

Ist die Digitalisierung notarieller Urkunden ein weiterer Schritt hin zum gläsernen Bürger?

Nein. An der strengen Verschwiegenheitsverpflichtung der Notare wird sich nichts ändern und das Elektronische Urkundenarchiv wird sämtliche gesetzlichen Vorgaben hinsichtlich des Datenschutzes umsetzen. Zentral von der Bundesnotarkammer zur Verfügung gestellt wird lediglich die Infrastruktur. Auf die verwahrten Urkunden zugreifen darf weiterhin nur der Notar, der sie errichtet hat, oder sein Amtsnachfolger.

Darüber hinaus sind die elektronischen Dokumente sowie die beschreibenden Metadaten verschlüsselt und damit nur der Verwahrstelle zugänglich. Eine Einsichtnahme durch den Betreiber Bundesnotarkammer oder Dritte ist damit nicht möglich.

Was ändert sich durch das Urkundenarchiv für Bürgerinnen und Bürger?

Erst einmal wenig. Ansprechpartner im Zusammenhang mit der Urkunde, etwa auch für Abschriften, bleibt immer der Notar. Die Bundesnotarkammer hat keinen Zugriff auf die Urkunden. Es wird sich eine Beschleunigung ergeben, weil alle Urkunden dem Notar in digitaler Form vorliegen. Sie können auf elektronischem Weg an Gerichte, Ämter, Banken und andere Stellen zugeleitet und dort sofort weiterverarbeitet werden. Wichtige Vorgänge, beispielsweise bei Immobilienkäufen, können so schneller abgewickelt werden.
Den Beteiligten können ohne Weiteres elektronisch beglaubigte Abschriften einer Urkunde erteilt werden, die dann wieder als Nachweis gegenüber Behörden oder Privaten verwendet werden können.

Was kostet mich das Urkundenarchiv?

Aktuell ist von Gebühren im Bereich von 2,00 Euro bis 5,00 Euro für die beweiswerterhaltende Langzeitarchivierung für den Zeitraum 100 Jahre auszugehen, die einmalig nach Beurkundung zu entrichten sind.